There's a new PMO Manager in town

Top Ten Mistakes Made by a New PMO Manager (with tongue mostly in cheek):

* 10. Selling his/her house to be closer to the new job.

* 9. Buying stock in her/his new employer's company to demonstrate commitment.

* 8. Failing to understand that PMO stands for "Project Managers are Opposed."

* 7. Believing what was said about senior management commitment during the interview process.

* 6. Believing what was said about the skills of the PMO staff during the interview process.

* 5. Thinking: "how hard can it be to get this organization to support something that is clearly in its best interests."

* 4. Thinking: "how hard can it be to get the project managers to support something that is clearly in their best interests."

* 3. Planning to hire an outside organization to develop all new procedures.

* 2. Deciding that better project management training is all that's really needed.

And the Number One mistake ...

* 1. Taking the job.

Source: Posted by William Duncan, the Newgrange Mailing List

Mas e se não souberes nada de pontes?

É a pergunta que logo surge na sequência da anterior. :)

Se é certo que ajuda que o Gestor de Projecto tenha conhecimento técnico sobre aquilo que está a gerir, esta não é todavia condição essencial, já que ao Gestor de Projecto cabe....tcharan, gerir.

De facto, o Gestor de Projecto não necessita de ser o expert técnico da Equipa, mas será sim conveniente que se muna das pessoas mais competentes para a sua Equipa (Sir Richard Branson afirma, inclusivamente, que não devemos ter medo de contratar (e aprender com) pessoas mais inteligentes que nós mesmos).

Assim, o princípio é o mesmo de um maestro numa orquestra - o maestro não precisa de saber tocar nenhum dos instrumentos que a compõem mas, se quer aplausos efusivos no final, precisa sim de ter os mais habilidosos artistas e saber qual a ordem em que os instrumentos devem entrar em cena.

Mas que tipo de projectos?

É uma pergunta que oiço muitas vezes, quando digo que trabalho na área de Gestão de Projecto. :)

A resposta, sendo simples, é porém a mais adequada: os que surgirem, os que que forem necessários, desde a organização de uma conferência, à implementação de uma nova ferramenta de trabalho até à construção de uma ponte, todos são exemplos de projectos.

Pois, recordando o conceito de projecto, como enunciado no PMBoK:

Um projecto é um “Empreendimento temporário, elaborado progressivamente, levado a cabo com o objectivo de atingir um determinado resultado único.”

A Externalização

 

Numa visão última pode dizer-se que o Gestor de Projecto é, acima de tudo, aquele que faz acontecer, o Make-it-Happen-Chief-Officer.

Mas, seja na nossa vida profissional ou pessoal, dentre as várias abordagens disponíveis que podemos seguir, que tenhamos sempre a humildade e a coragem de assumir as nossas responsabilidades, que não façamos blame-stormings e que não cedamos a externalizações, porque a culpa é do outro, das circunstâncias ou, simplesmente, do sistema.

A esse propósito, vale muito a pena ler o artigo do Dr. Leandro Pereira sobre a externalização, aqui.

Busyness: Das Reuniões II

A maioria do tempo do Gestor de Projecto é utilizado a comunicar (cerca de 90%, segundo o PMBoK!), sendo que a maioria dessa comunicação ocorre em reuniões. Porque tempo é dinheiro e é sempre escasso, convém que seja por isso gerida da forma mais eficiente possível. As reuniões são caras e tratam-se de respeitar o tempo de todos, importa não esquecer. Assim, abaixo algumas boas práticas que podem ser úteis para uma produtiva condução de reuniões:

Antes da reunião:

• reservar sala de reuniões e coffee-break
• garantir materiais (projector, whiteboard, etc) para a reunião
• seleccionar e convocar participantes da reunião
• convocar somente participantes que realmente têm que estar na reunião
• preparar e distribuir atempadamente aos participantes a agenda da reunião, incitando à inclusão de novos tópicos antes e não durante a reunião
• designar alguém para preparar a acta de reunião, anotando as principais decisões e considerações da reunião

Durante a reunião:

• iniciar a reunião na hora definida
• poderá ser interdita a entrada a participantes atrasados para evitar interrupções, repetições ou confusão
• apresentar/ reforçar, no início da reunião, as ground rules que a devem reger, como hora de término, revisão da agenda, indicação de como e quando devem ser colocadas eventuais questões ou espaço para discussão ou permissão de uso de portátil, entre outros
• todos devem ter oportunidade de participar mas devem falar um de cada vez
• não interromper outros enquanto falam
• não autorizar ataques pessoais; devem desafiar-se ideias e não pessoas
• opiniões diversas são bem-vindas: devem ser encorajadas as críticas construtivas, sendo que os comentários devem ser fundamentados e, se em desacordo com alguma proposta, devem ser sugeridas alternativas
• discordar em privado, unir em público: as reuniões não devem ser o local para "lavar a roupa suja"
• limitar a discussão aos tópicos definidos na agenda e monitorizar o tempo despendido em cada tópico
• terminar a reunião na hora prevista
• no final da reunião, rever próximos passos, tarefas e data de próxima reunião

Após a reunião:

• enviar acta de reunião aos participantes e pedir o seu feedback e/ou concordância

E ainda: faça reuniões somente quando estas forem realmente necessárias (parece óbvio, mas não é :) ); mantenha as reuniões o mais curtas possíveis (reunião servem para tomar boas decisões e não para serem palestras!); e, finalmente, as reuniões não têm de ser aborrecidas e cansativas mas devem também servir para que as pessoas se divirtam na medida do possível, ao ponto de ficarem ansiosas para participar delas.

Gestão de Projecto ou Gestão de Projectos?

Tenho-me deparado frequentemente, seja por força de hábito ou desconhecimento, com uma utilização abusiva da expressão "Gestão de Projectos". Inicialmente, na minha inconsciente incompetência e até ter sido sensibilizada para o efeito, também eu utilizava indistintamente aquela expressão, porém, sabendo agora da diferença, faz-me alguma confusão e estranheza verificar como até em meios profissionais alguns colegas a continuam a usar. Importa por isso esclarecer e clarificar: talvez muitos não saibam mas essa expressão - no contexto em que é geralmente utilizada - está incorrecta, sendo aplicável apenas a casos muito concretos.

Assim, a expressão “Gestão de Projectos” como muitas vezes é utilizada refere-se à acção de gerir projectos múltiplos, como aqueles tipicamente integrados nos serviços de outsourcing, e não deve ser confundida com "Gestão de Projecto", ciência quase centenária que se traduz na aplicação de conhecimentos, skills, ferramentas e técnicas para levar a cabo um projecto, e sobre a qual assentam programas de formação ou consultoria.

Exemplos:

- A Gestão de Projecto tem nos últimos anos…

- Estamos no cliente X a fazer gestão dos projectos A e B.

Então, da mesma forma que não dizemos as “construções civis” ou as "matemáticas", devemos ter o cuidado de distinguir a Ciência da prática e o geral do específico, elevando assim à excelência a nossa comunicação.

Guess who's back

Depois de uma prolongada ausência, e de eu ter obtido a minha certificação PMP na passada Quarta-feira, é com muita satisfação que informo que este blogue vai ganhar um novo fôlego. Conto convosco!

So many projects...so little time

Did someone miss me? I'm back!
I've been away from this blog for a while which made me realize that time is indeed one of the most important assets a project manager must learn to manage! It seems time is never enough and lately I've been engaged into several serious and hardworking tasks: along with project management support to other units in the company and the Project Officer role, which consumes almost all my time, now I'm preparing for the MCTS exam and the PMI's CAPM exam (stupid smile on the face). Going for it!

Is Someone Out There?

Greetings to you all!

The Lucky Project Management blog is intended to share information on issues affecting project managers and the world of project management along with other somehow interesting topics ranging from marketing to inspiring youtube videos (or...whatever I'm in the mood for :p), all in a casual and relaxed way. All contributions will be kindly appreciated.

So, be welcome and have a look around.