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domingo, 28 de agosto de 2011

Matriz de Aprendizagem Consciência-Competência

Com várias origens atribuídas, a matriz de aprendizagem consciência-competência representa uma abordagem muito interessante ao processo de qualquer aprendizagem, sendo por isso aplicável também à Gestão de Projecto. Vejamos como funciona:



Nível 1 – Insconscientemente Incompetente
(não saber que não se sabe)
Neste primeiro estádio de aprendizagem, o indivíduo é ignorante, com uma autêntica falta de conhecimento ou skills no assunto em questão mas não tem consciência disso, seja por desconhecer que "existe mais mundo lá fora", seja por uma excessiva auto-presunção. Já diz a sabedoria popular que a ignorância é uma bênção, pelo que esta excessiva confiança, injustificada, pode ser uma barreira à passagem pelo nível seguinte. Assim, o ingrediente-chave aqui é a Humildade para aceitar que não sabemos tudo e que ainda há muito a aprender. Este será, porventura, o estádio mais moroso de ultrapassar, o de prisioneiros da caverna (vide mito da caverna, de Platão) que desconhecem outra realidade, pelo que o Gestor deverá apresentar uma cuidada sensibilidade para, gentilmente, ir criando no individuo a necessidade de que precisa de aprender.

Nível 2 - Conscientemente Incompetente
(saber que não se sabe)
Neste nível o indivíduo coloca-se em retrospectiva e comparação, apercebendo-se que existem lacunas no seu conhecimento, um "só sei que nada sei" (Sócrates) e pode inclusivamente ser um choque verificar que existem outros mais competentes. Dessa forma, a confiança poderá sofrer um rombo e encontramo-nos numa zona de desconforto, situação que deverá ser atempada e cuidadosamente salvaguardada pelo Gestor. Estando neste nível, o essencial é Inteligência para passar para o nível seguinte, isto é, é necessário que a pessoa tenha sede de saber e beba nas fontes de informação o conhecimento de que necessita. Deverá existir uma pre-disposição para a descoberta e uma curiosidade permanente que sustentem os conhecimentos que vão sendo absorvidos, pelo que o Gestor deverá promover o encorajamento dessa busca e tolerar adequadamente eventuais erros na aprendizagem.

Nível 3 - Conscientemente Competente
(saber que se sabe)
No nível 3 da matriz, o indivíduo adquire novos conhecimentos e skills, colocando a aprendizagem em prática e ganhando confiança nas tarefas ou trabalho que desenvolve. Encontra-se num estado de consciência em que sabe que sabe, consciente das suas competências e deve trabalhar agora no seu refinamento, numa lógica de melhoria contínua que deve assistir sempre os melhores. Como ingrediente de transição para o estádio final temos a prática, ou experiência, pelo que cabe ao Gestor dar a quem se encontra neste patamar oportunidades de praticar a competência, com a certeza de que o caminho faz-se caminhando.

Nível 4 - Insconscientemente Competente
(não saber que se sabe)
Neste nível, a prática fez tão bem o seu trabalho, que as novas skills tornam-se hábitos, isto é, o indivíduo desenvolve as suas actividades sem consciência do esforço e em piloto automático, como quando a conduzir vamos colocando as mudanças sem pensarmos no timing da embraiagem, por exemplo. A competência tornou-se natural e embutida em nós, pelo que nos tornamos inconscientemente competentes e, portanto, no pico da habilidade e confiança - justificada -  nas nossas capacidades. Embora este seja o estado ideal, o Gestor deve ter o cuidado de ir relembrando o quão difícil foi chegar a este patamar, para que o indivíduo seja tolerante para quem ainda se encontra em patamares anteriores, e continue a procurar a melhoria contínua e a expansão para outras áreas de conhecimento, em que o ciclo se repetirá.

Esta matriz, intuitiva e de uma simplicidade conceptual desarmante, pode ser aplicada a todos os campos da nossa vida e dá-nos uma visão completa do nosso lugar e das nossas emoções além de nos ajudar a melhor compreender alguns comportamentos de quem nos rodeia, facilitando o coaching e um espírito de entre-ajuda no processo de aprendizagem. Trata-se por isso de uma ferramenta útil e essencial para o Gestor de Projecto!

E você: sabe o que não sabe?

terça-feira, 5 de julho de 2011

Busyness: Das Reuniões II

A maioria do tempo do Gestor de Projecto é utilizado a comunicar (cerca de 90%, segundo o PMBoK!), sendo que a maioria dessa comunicação ocorre em reuniões. Porque tempo é dinheiro e é sempre escasso, convém que seja por isso gerida da forma mais eficiente possível. As reuniões são caras e tratam-se de respeitar o tempo de todos, importa não esquecer. Assim, abaixo algumas boas práticas que podem ser úteis para uma produtiva condução de reuniões:

Antes da reunião:
  • reservar sala de reuniões e coffee-break
  • garantir materiais (projector, whiteboard, etc) para a reunião
  • seleccionar e convocar participantes da reunião
  • convocar somente participantes que realmente têm que estar na reunião
  • preparar e distribuir atempadamente aos participantes a agenda da reunião, incitando à inclusão de novos tópicos antes e não durante a reunião
  • designar alguém para preparar a acta de reunião, anotando as principais decisões e considerações da reunião


Durante a reunião:
  • iniciar a reunião na hora definida
  • poderá ser interdita a entrada a participantes atrasados para evitar interrupções, repetições ou confusão
  • apresentar/ reforçar, no início da reunião, as ground rules que a devem reger, como hora de término, revisão da agenda, indicação de como e quando devem ser colocadas eventuais questões ou espaço para discussão ou permissão de uso de portátil, entre outros
  • todos devem ter oportunidade de participar mas devem falar um de cada vez
  • não interromper outros enquanto falam
  • não autorizar ataques pessoais; devem desafiar-se ideias e não pessoas
  • opiniões diversas são bem-vindas: devem ser encorajadas as críticas construtivas, sendo que os comentários devem ser fundamentados e, se em desacordo com alguma proposta, devem ser sugeridas alternativas
  • discordar em privado, unir em público: as reuniões não devem ser o local para "lavar a roupa suja"
  • limitar a discussão aos tópicos definidos na agenda e monitorizar o tempo despendido em cada tópico
  • terminar a reunião na hora prevista
  • no final da reunião, rever próximos passos, tarefas e data de próxima reunião

Após a reunião:
  • enviar acta de reunião aos participantes e pedir o seu feedback e/ou concordância

E ainda: faça reuniões somente quando estas forem realmente necessárias (parece óbvio, mas não é :) ); mantenha as reuniões o mais curtas possíveis (reunião servem para tomar boas decisões e não para serem palestras!); e, finalmente, as reuniões não têm de ser aborrecidas e cansativas mas devem também servir para que as pessoas se divirtam na medida do possível, ao ponto de ficarem ansiosas para participar delas.

domingo, 21 de fevereiro de 2010

Powerful phrases to PM

1) Thank you;
2) I don't know;
3) You're right;
4) How you're doing?;
5) My personal apology;
6) What do you suggest?;
7) What do you need from me?;
8) Make it so.

(according to Anne V. Martt)

sábado, 16 de janeiro de 2010

Eight Team Must-Haves

1. Must have a meaningful purpose that all members care about.
2. Can’t be too large. Some experts suggest capping at 20. Field cautions against there being too little work for all members.
3. Needs a diverse set of skills appropriate to the goals.
4. Needs to be physically together. Even having some team members on different floors can hurt the team.
5. Succeeds or fails together. No stars or scapegoats.
6. Shares leadership. Of course there is one leader, but he or she should be willing to step aside when another team member’s skills are required.
7. Has strong shared norms and expectations of behaviour. These are soft skills that often need to be taught.
8. Needs time. “You lose advantages if you hurry,” Prof. Field says. “Slow it down for the process to work.”

@ Financial Post, fw here
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