Busyness: Das Reuniões II

A maioria do tempo do Gestor de Projecto é utilizado a comunicar (cerca de 90%, segundo o PMBoK!), sendo que a maioria dessa comunicação ocorre em reuniões. Porque tempo é dinheiro e é sempre escasso, convém que seja por isso gerida da forma mais eficiente possível. As reuniões são caras e tratam-se de respeitar o tempo de todos, importa não esquecer. Assim, abaixo algumas boas práticas que podem ser úteis para uma produtiva condução de reuniões:

Antes da reunião:

• reservar sala de reuniões e coffee-break
• garantir materiais (projector, whiteboard, etc) para a reunião
• seleccionar e convocar participantes da reunião
• convocar somente participantes que realmente têm que estar na reunião
• preparar e distribuir atempadamente aos participantes a agenda da reunião, incitando à inclusão de novos tópicos antes e não durante a reunião
• designar alguém para preparar a acta de reunião, anotando as principais decisões e considerações da reunião

Durante a reunião:

• iniciar a reunião na hora definida
• poderá ser interdita a entrada a participantes atrasados para evitar interrupções, repetições ou confusão
• apresentar/ reforçar, no início da reunião, as ground rules que a devem reger, como hora de término, revisão da agenda, indicação de como e quando devem ser colocadas eventuais questões ou espaço para discussão ou permissão de uso de portátil, entre outros
• todos devem ter oportunidade de participar mas devem falar um de cada vez
• não interromper outros enquanto falam
• não autorizar ataques pessoais; devem desafiar-se ideias e não pessoas
• opiniões diversas são bem-vindas: devem ser encorajadas as críticas construtivas, sendo que os comentários devem ser fundamentados e, se em desacordo com alguma proposta, devem ser sugeridas alternativas
• discordar em privado, unir em público: as reuniões não devem ser o local para "lavar a roupa suja"
• limitar a discussão aos tópicos definidos na agenda e monitorizar o tempo despendido em cada tópico
• terminar a reunião na hora prevista
• no final da reunião, rever próximos passos, tarefas e data de próxima reunião

Após a reunião:

• enviar acta de reunião aos participantes e pedir o seu feedback e/ou concordância

E ainda: faça reuniões somente quando estas forem realmente necessárias (parece óbvio, mas não é :) ); mantenha as reuniões o mais curtas possíveis (reunião servem para tomar boas decisões e não para serem palestras!); e, finalmente, as reuniões não têm de ser aborrecidas e cansativas mas devem também servir para que as pessoas se divirtam na medida do possível, ao ponto de ficarem ansiosas para participar delas.